Инструкция: Оформляем приказ о замещении временно отсутствующего работника

Работодатель может возложить на сотрудника дополнительные обязанности, не зафиксированные в трудовом соглашении. Например, таковой может быть замена работника на время отпуска. Процедура состоит в соблюдении определенных формальностей. В частности, руководитель должен оформить приказ о возложении дополнительных обязанностей на работника.

Существует множество обстоятельств, которые могут послужить причиной для замены члена персонала. Самыми распространенными сценариями являются:

• уход сотрудника в больничный;
• начало декретного или планового отпуска;
• отправка в командировку и другие аналогичные ситуации.

Однако стоит отметить, что в таких случаях не всегда назначается временный заместитель.

Обычно временная замена сотрудника осуществляется в случаях, когда отсутствие работника превышает трех рабочих дней или когда его обязанности настолько важны, что без них невозможно обеспечить нормальное функционирование фирмы.

Дополнительные обязанности работника – это те обязанности, которые не зафиксированы в трудовом договоре. Выполняются они наравне с основными профессиональными функциями. Их определение зафиксировано в ст 60.2 ТК РФ. Руководитель может возложить допобязанности на любого сотрудника в зависимости от существующей потребности. Однако некоторые ограничения все-таки существуют. В частности, возложение дополнительных обязанностей на работника возможно только при выполнении этих условий:

• Наличие письменного согласия сотрудника.
• Документальное оформление, составление распоряжения на возложение дополнительных функций.
• Наличие оснований для увеличения объема работы (к примеру, один из сотрудников временно отсутствует).

Как правило, работа перераспределяется между сотрудниками при отсутствии одного из специалистов по уважительной причине (болезнь, отпуск).
Процедура актуальна и в том случае, если работу может исполнить только человек с определенной специальностью, но данной должности в штатном расписании нет. Работа может перераспределяться также в рамках одной профессии. К примеру, в компании работало 2 инженера. Один из них был уволен. Функции уволенного специалиста перешли к действующему специалисту.

При перераспределении функций нужно учитывать загруженность специалиста, его профессиональные качества. Руководитель должен быть уверен в том, что сотрудник справится с возложенными на него обязанностями.

Желание выполнять обязанности отсутствующего коллеги на рабочем месте вполне понятно, ведь это дает возможность получить дополнительный доход. Более того, временно замещая обязанности своего товарища, сотрудник имеет возможность продемонстрировать начальству новые навыки и умения, что может привести к дополнительным бонусам.

Однако такое выполнение трудовых задач другого сотрудника без должной формальности недопустимо. Первым делом необходимо написать соответствующее заявление на возложение обязанностей, которое будет документальным подтверждением того, что работник согласен временно замещать обязанности своего коллеги.

Устные договоренности, которые иногда практикуются в организациях, например, возложение обязанностей без оплаты, являются неправомерными и не являются достаточными для подтверждения такого договора.

Иногда требуется заключение дополнительного соглашения.

Когда следует заключить дополнительное соглашение о возложении обязанностей?
Необходимость в возложении на сотрудника дополнительных обязанностей возникает при наличии этих обстоятельств:

• Потребность в равномерном распределении обязанностей между сотрудниками.
• Обновление организации производственной работы.
• Изменения производственного процесса (к примеру, ввод оборудования).
• Один из специалистов ушел в отпуск.

Возложение дополнительных обязанностей возможно в рамках одной должности. То есть сотрудник продолжит работать по специальности, но перечень его функций будет расширен. В данном случае изменения имеет смысл внести не только в договор, но и в должностную инструкцию.

После нахождения временного заместителя, руководство издает приказ на замену работника. Для заключения дополнительного соглашения к действующему трудовому договору с работником (если он является специалистом компании) или для заключения нового трудового договора необходимо приступить к своим новым обязанностям.

Формирование приказа обычно не лежит на директорах компаний, они редко лично занимаются созданием распорядительной документации. Чаще всего это делается руководителями структурных подразделений, юристами или секретарями, в зависимости от требуемого распоряжения.

Приказ о замещении временно отсутствующего работника обычно инициируется кадровым отделом и оформляется в отделе или секретариате. Каждый разрабатываемый приказ на замену работника должен иметь основание и обоснование. Основание может быть статьями закона, связанными с сутью приказа, или внутренними документами компании, такими как акты, положения учетной политики, служебные записки. Обоснование является реальной причиной издания приказа.

Приказ о замещении временно отсутствующего работника должен быть подписан либо директором организации, либо временным исполнителем его обязанностей. Все лица, относящиеся к приказу, и те, кто отвечает за его выполнение, должны также расписаться под ним.

Оформление приказа может быть произведено в свободной форме, в законодательстве это не регулируется, за исключением государственных учреждений, где существуют свои стандарты для распорядительных актов. Некоторые руководители предприятий имеют собственные шаблоны приказов, и при их наличии при составлении приказов следует руководствоваться ими.

Формат приказа произволен, он может быть представлен в печатном или рукописном виде, поскольку это не влияет на его законную силу. Единственное требование - электронный бланк должен быть распечатан для подписания директором и заинтересованными работниками.

Регистрация приказа производится в специальном учетном журнале, который обычно находится у секретаря или другого сотрудника, отвечающего за фиксацию руководящих распоряжений. В журнале достаточно указать название приказа, дату составления и номер.

Изданный приказ должен быть сохранен на определенный период времени, который определяется действующим законодательством или внутренними нормативными актами компании. По истечении срока хранения бланк приказа может быть передан в архив или утилизирован в соответствии с законодательством.

Чтобы правильно оформить приказ о возложении обязательств, необходимо иметь в штате своей компании квалифицированного кадровика. Обучить его можно на курсах дополнительного профессионального образования. ЕВИДПО предоставляет более 30 курсов переподготовки и повышения квалификации по кадровому делу. Обучаем онлайн в кратчайшие сроки. В каких ситуациях подойдет наше обучение:

• когда нужно пройти проверку или аттестацию;
• нужно пройти очередное /внеочередное обучение персонала;
• нужно обучить новых сотрудников;
• нужно пройти повышение квалификации или освоить новую профессию для получения повышения в должности или новой работы.

1. Приказ о возложении обязанностей оформляют, когда надо заменить отсутствующего работника из-за отпуска, болезни или командировки.
2. В документе прописывают, кто будет выполнять работу коллеги во время его отсутствия и какую доплату за это получит.
3. Основание приказа - заявление на возложение обязанностей.
4. Приказ на замену работника можно писать в свободной форме – унифицированный его образен законодательно не установлен (за исключением государственных учреждений – там для всех распорядительных актов существуют свои стандарты).
5. Изданный приказ нужно в обязательном порядке сохранять определенный период времени – он определяется либо действующим законодательством, либо внутренними нормативными актами.